Pour gérer les notes de frais de manière optimale, efficace et rapide, rien de tel que l’outil Notilus Expense. Réduisez vos coûts tout en ayant une visibilité sur toutes vos dépenses liées aux déplacements professionnels.
Gestion des notes de frais simplifiée
- Module rapide et intuitif par la facilitation de l’inscription des notes de frais
- Intégration des règles fiscales françaises et étrangères (Italie, Espagne, Benelux,Allemagne…)
- Gestion des Cartes Affaires (Master Card, Visa, Diners, Amex)
- Débit sur le compte personnel du voyageur ou le compte de la société
- Possibilité d’isoler les dépenses personnelles ou d’ajouter des informations (motif de déplacement…)
- Elaboration de la note de frais online ou en off-line
- Enregistrement et émission des documents de paiement internes et externes
- Justificatifs des frais numérisés accessibles au service comptabilité, au responsable hiérarchique et au collaborateur
Maitrise du circuit de validation
- Consultation de l’avancement de la note de frais, de la validation au paiement
- Assistance du supérieur hiérarchique
- Contrôleur avisé des détails de frais via messagerie
- Système d’alerte en cas d’anomalies (dépassement de limites…)
- Demande, modification ou refus de complément d’information sur un frais
- Contrôles automatisés : critères de la politique de la société…
- Accélération du processus de remboursement
Respect de la politique de remboursement
- Présentation de la politique voyages (règles concernant le remboursement des frais et profils collaborateurs)
- Gestion du parc automobile, des déplacements du personnel ainsi que des congés et primes
- Programmation des opérations d’analyse des données et optimisation d’un voyage d’affaires pour une meilleure organisation
- Évaluation des offres disponibles et optimisation des coûts
Intégration et comptabilisation automatisées
- Intégration avec le système d’information de l’entreprise (ERP, outils comptables)
- Comptabilisation sans ressaisie de l’ensemble des pièces en comptabilité générale et analytique
- Intégration automatique des relevés cartes, pré-remplissage de la nature des dépenses
- Automatisation de la gestion des devises à l’étranger ou en local incluant le traitement des avances ponctuelles
- Récupération de la TVA
- Génération automatique des paiements
